ประชุมมากไป มีผลข้างเคียง ทำให้คนหยาบคาย ใส่กันเพิ่มขึ้น วิจัยชี้ผลกระทบการสื่อสารในองค์กร

ประชุมมากไปมีผลข้างเคียง ทำให้คน หยาบคาย ใส่กันเพิ่มขึ้น วิจัยชี้ผลกระทบการสื่อสารในองค์กร

เคยไหม? ตารางการทำงานในแต่ละสัปดาห์เต็มไปด้วยการนัดหมายประชุม จนแทบจะไม่มีเวลาทำงานในความรับผิดชอบของตัวเอง อีกทั้งยังรู้สึกว่าการประชุมช่างยาวนานและน่าเบื่อ โดยหารู้ไม่ว่าการประชุมมีผลกระทบมากกว่าที่เราคิด

การศึกษาวิจัยของ Perceptyx บริษัทให้คำปรึกษาด้านองค์กรในสหรัฐอเมริกา วิเคราะห์ข้อมูลที่ได้จากการสอบถามพนักงานบริษัทต่างๆ ในประเทศเพื่อขอความคิดเห็นเรื่องตารางการทำงาน และการสื่อสารภายในองค์กรรูปแบบต่างๆ ของบุคลากรระดับหัวหน้างาน ปรากฏว่าการประชุมติดต่อกันตลอดทั้งสัปดาห์ส่งผลให้ผู้คน ‘สุภาพน้อยลง’

ผลสำรวจความเห็นผู้ตอบแบบสอบถามเมื่อปี 2021 พบว่า พนักงาน 39 เปอร์เซ็นต์ ใช้เวลาในการประชุมมากกว่าปีก่อนหน้า และที่แย่กว่านั้นสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ ทำงานจากบ้าน (work from home) และแบบไฮบริดที่สลับการทำงานที่ออฟฟิศกับทำงานระยะไกลจำนวนถึง 50 เปอร์เซ็นต์ ระบุว่า พวกเขามีเวลาประชุมเพิ่มขึ้น

แอนดี ฮอง (Andy Horng) ผู้อำนวยการด้านวิทยาศาสตร์ข้อมูลของ Perceptyx กล่าวว่า ถ้าคุณมีตารางการทำงานเต็มไปด้วยนัดหมายประชุมที่อาจผุดขึ้นมาเป็นดอกเห็ด จนไม่มีช่องว่างให้โฟกัสการทำงานมากนัก นั่นอาจส่งกระทบต่อวิธีการสื่อสารกับคนในทีม

พนักงานในทีมมีแนวโน้มจะหยาบคายและหงุดหงิดง่ายกว่าปกติ แม้บางคนจะไม่ได้แสดงออกถึงขั้นรุนแรง แต่ก็กระทบต่อการสื่อสารและการตัดสินใจร่วมกันของคนในทีมได้ และไม่ช่วยให้การทำงานราบรื่นอย่างที่ควรจะเป็น

นอกจากนี้การศึกษาชิ้นอื่นๆ ของ Perceptyx ยังพบว่า ผู้ที่มีตารางการประชุมเพิ่มขึ้นในปีที่ผ่านมา มีแนวโน้มที่จะเหนื่อยล้า ‘ทางกาย’ หลังเลิกงานมากเกือบ 33 เปอร์เซ็นต์ และมีแนวโน้มเหนื่อย ‘ทางใจ’ หลังเลิกงานมากถึง 24 เปอร์เซ็นต์ เมื่อเทียบกับคนที่มีประชุมเท่าเดิม หรือน้อยกว่าเดิม

“ไม่ใช่แค่จำนวนการประชุมที่ทำให้คนคนหนึ่งหมดไฟมากขึ้น แต่มันยังส่งผลต่อคุณภาพการประชุม ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อประชุมจริงๆ หรือบางประชุมที่เหมือนนัดเพื่อให้มีในตารางนัดหมายมากขึ้นก็ตาม” เอมิลี คิลล์แฮม (Emily Killham) ผู้อำนวยการฝ่ายวิจัยและข้อมูลเชิงลึกของ Perceptyx กล่าว

แล้วควรทำอย่างไร เพื่อไม่ให้การประชุมเป็นดั่งพิษที่ทำร้ายเหล่าบรรดาคนทำงาน ตลอดจนทำลายสภาพแวดล้อมในการทำงาน

อย่างแรกคือ ควรปรับปรุงเวลาให้กับพนักงาน เพื่อให้ความสำคัญกับวัฒนธรรมการประชุมที่ดี เช่น บริษัทต่างๆ ตั้งกฎขึ้นมาเลยว่าบ่ายในวันพฤหัสบดีห้ามมีการนัดประชุม เพื่อให้พนักงานมีช่วงเวลาเพียงพอในการโฟกัสการทำงานได้อย่างเต็มที่ เพื่อช่วยให้พวกเขาสามารถจัดสรรเวลาการทำงาน และอาจช่วยลดความตึงเครียดตลอดสัปดาห์ได้

ถัดมาควรลองดูว่า แต่ละการประชุมมีความจำเป็น และสำคัญมากน้อยแค่ไหน เพราะบางการประชุมอาจไม่จำเป็นต้องใช้เวลามาก เป็นแค่การอัปเดตข้อมูลสั้นๆ แทนที่จะเป็นการประชุม 30 นาที ลองลดลงมาเหลือ 15 นาที หรือเปลี่ยนมาคุยทางอีเมลพอจะเป็นไปได้ไหม

สุดท้ายต้องมีการกำหนดวาระการประชุมที่ชัดเจน รวมไปถึงตั้งเป้าหมายถึงผลลัพธ์ที่จะได้จากการประชุม เพื่อให้คนทำงานได้ตรียมตัวล่วงหน้า และทำให้การประชุมสามารถบรรลุในสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

“การประชุมที่มากเกินไป ไม่เพียงแค่สร้างความเครียด ความเหนื่อยล้า กระทั่งอาการหมดไฟให้กับผู้เข้าประชุมเท่านั้น แต่ยังทำให้สภาพแวดล้อม บรรยากาศในการทำงานในบริษัทเสียไปด้วย เพราะพนักงานอาจมีสภาวะอารมณ์ที่ฉุนเฉียวง่ายมากขึ้น หลุดคำหยาบคายออกไปไม่รู้ตัว เนื่องจากมีตารางการประชุมบ่อยๆ ถี่ๆ ทั้งวันนั่นเอง” คิลล์แฮม กล่าวเพิ่มเติม

อ้างอิง: Fast Company. Too many back-to-back meetings can make you act like a jerk, says study. https://bit.ly/3OmTBM1
Perceptyx. Does a Full Calendar Mean Less Courtesy? The Impact of Meeting Culture. https://bit.ly/3HzcHfq

#BrandThink
#CreateaBetterTomorrow

ที่มา : BrandThink.me
https://www.instagram.com/p/CfDd-FCvnkc/