เพราะประชุมออนไลน์นั้นเหนื่อยเกินไป เป็นไปได้ไหมที่จะไม่ต้องมีประชุมช่วงทำงานที่บ้าน?

ตั้งแต่ช่วงทำงานที่บ้าน แต่ละบริษัท ต่างงัดนโยบายใหม่ๆ มาปรับใช้ให้เหมาะกับการทำงานที่เปลี่ยนไป หนึ่งในนั้นคือการรักษาการพูดคุยสื่อสารให้คงเดิม เหมือนกับตอนเจอหน้ากันในออฟฟิศ อย่างการประชุมออนไลน์ ที่ช่วยให้เราได้เห็นหน้ากัน พูดคุยกันเหมือนเดิม แต่เมื่อมันต้องมาชดเชยการเจอหน้ากันในออฟฟิศ ระยะเวลาของมันจึงไม่เท่ากับการประชุมทั่วไป มันยิ่งกินเวลาของเราไปเรื่อยๆ ยิ่งเวลางานน้อยลง แต่งานยังเท่าเดิม เลยทำให้อะไรๆ ดูจะติดขัดไปหมด จนหลายคนเกิดความเครียดเมื่อต้องประชุมนานๆ จนกลายเป็นปัญหาในการทำงาน แล้วอย่างนี้เราจะไม่ประชุมออนไลน์ในตอนทำงานที่บ้านได้มั้ยนะ?

ตัวเลขจาก Otter.ai บอกเราว่า กว่า 67% ของพนักงาน ไม่พอใจกับการใช้เวลาประชุมที่มากเกินไปในช่วงทำงานที่บ้าน เพราะการประชุมแต่ละครั้งมันใช้แรงพลังในการสื่อสาร พูดง่ายๆ คือ กว่าจะคุยกันให้รู้เรื่อง พูดแทรกบ้าง สัญญาณไม่ดีบ้าง พูดชนกันบ้าง เหมือนจะเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่พอเราต้องทำแบบนี้ทุกวัน มันจะกลายเป็นความเหนื่อยหน่ายต่อการสื่อสารที่ไม่สะดวกเท่ากับการพูดคุยตรงหน้า จนเกิดเป็นปัญหาทั้งความเหน็ดเหนื่อย ทั้งเวลาการทำงานที่หายไป เพราะระหว่างประชุม เราก็ไม่สามารถออกไปใช้เวลาทำงานที่เราอยากทำได้ อาจกลายเป็นว่างานในวันนั้นไม่สามารถเสร็จตามเวลาได้ เพราะการประชุม ที่อยู่ในหนึ่งขั้นตอนของการทำงานอยู่ดี เอ๊ะ แล้วแบบนี้ การประชุมกำลังสร้างปัญหาให้กับการทำงานอื่นๆ หรือเปล่า

หลายคนคงเคยเจอเหตุการณ์การประชุมออนไลน์ที่เนิ่นนานจนกินเวลาทำงาน แต่นั่นไม่ใช่เพียงปัญหาเดียว ผลการสำรวจจากเจ้าเดิมบอกว่า เรามักใช้เวลาในการเตรียมข้อมูลก่อนการประชุมเฉลี่ยอยู่ที่ 4 ชั่วโมง นั่นเท่ากับว่า เป็นอีกหนึ่งจุดเวลาที่จะกินเวลางานของเราไปเช่นกัน จึงไม่แปลกที่หลายคนจะรู้สึกเหน็ดเหนื่อยกับการประชุม ที่ต้องเตรียมตัวให้พร้อม มีข้อมูลมาแน่นๆ เพื่อไม่ให้เราต้องอ้ำอึ้งระหว่างการพูดคุย จนเกิดเดดแอร์ระหว่างประชุม เราพูดเรื่องของเราจบ ก็ใช่ว่าจะออกจากห้องได้ เราก็ยังต้องนั่งฟังข้อมูลของเพื่อนร่วมงาน ที่อาจจะทั้งเกี่ยวของกับเราและไม่เกี่ยวกับเราจนจบอยู่ดี และกว่า 73% คนเรามักจะทำอย่างอื่นไปด้วยระหว่างประชุม เราเองก็เป็นหนึ่งในนั้น คุณล่ะ เป็นหรือเปล่า?

อาจเพราะการประชุมออนไลน์ มันง่ายต่อการนัด เราไม่จำเป็นต้องรอให้ทุกคนมานั่งในพื้นที่เดียวกัน ทุกคนต้องมาพร้อมหน้ากัน เพียงกำหนดนัดหมายล่วงหน้าในเวลาทำงาน แล้วส่งให้ทุกคนในบริษัท ก็สามารถสร้างนัดหมายการประชุมได้แล้ว เราเลยได้ประชุมแล้วประชุมอีก วนไปมาในหนึ่งสัปดาห์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า แจกแจงงาน ประชุม ระดมไอเดีย ประชุม ลงมือทำงาน ประชุม รวบรวมงาน ประชุม สะดวกสบาย เห็นหน้ากันได้เพียงปลายนิ้ว จนลืมไปว่าเราใช้เวลาประชุมกับเรื่องเล็กน้อยนี้มากเกินไปหรือเปล่า 

ปัญหาของการประชุมออนไลน์นี้ จึงเป็นจุดร่วมที่ทุกคนรู้สึกเหนื่อยหน่ายกับมันในช่วงการทำงานที่บ้านนี้ แม้แต่ CEO ของ Zoom โปรแกรมที่เรานิยมใช้ในการประชุมออนไลน์เอง ยังออกมายอมรับว่าเขานั้นเหนื่อยกับการประชุมออนไลน์เหมือนพวกเราทุกคนนั่นแหละ ตลกร้ายเสียจริง หลายองค์กรก็ไม่ได้นิ่งนอนใจกับปัญหานี้ พยายามหาทางออกให้กับพนักงาน ทั้งการลดทอนประชุมยิบย่อยลง วาระไหนที่ไม่จำเป็น ก็แค่ส่งอีเมลหากันก็พอแล้ว ประชุมไปตามวาระอย่างเคร่งครัด ไม่แวะไปพูดคุยเรื่อยเปื่อย เท่านี้ก็น่าจะเพียงพอแล้วไหมนะ

แต่ก็ยังมีหลายองค์กรเลือกใช้ ‘No Meeting Policy’ หนึ่งในนั้นคือ The Soul Publishing บริษัท media publishers ระดับโลกที่มีพนักงานนั่งทำงานที่บ้านอยู่ทั่วทุกมุมโลก มาดูกันว่า นโยบายไม่ประชุมนี้ จะเวิร์กจริงไหมนะ

โดยเริ่มจากให้พนักงานเตรียมตัวให้พร้อม สำหรับการไม่มีประชุมอีกต่อไป ว่าพวกเขาจะทำยังไงเพื่อทำงานร่วมกับคนในทีมได้ แต่ละทีมก็จะมีแผนเป็นของตัวเอง โดยส่วนมาก คือ ลดการประชุมที่ไม่จำเป็นออกไป ประชุมต่อเมื่อมีเรื่องจำเป็นเท่านั้น ส่วนประชุมกลางที่ทุกคนต้องเข้าร่วมนั้น งดไปก่อนตามนโยบาย ปรากฎว่ามันเวิร์กแฮะ อเล็กซานดร้า ซูลิมโก (Aleksandra Sulimko) Human Resources Director บอกว่าพนักงานมีความโปรดักทีฟมากขึ้นกว่าตอนที่ต้องประชุม พวกเขารู้สึกว่าเขามีอำนาจที่จะตัดสินใจสิ่งต่างๆ ได้เอง ควบคุมเวลาการทำงานได้เอง และรู้สึกถึงคุณค่าในการทำงานมากขึ้น ซึ่งการปล่อยให้พนักงานได้มีอิสระในการทำงาน เป็นเหตุผลหลักในการเลือกนโยบายนี้ ตราบใดที่พนักงานพึงพอใจในนโยบายนี้ เขาถือเอาความพอใจของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญ เพราะเขาเชื่อว่า หากพนักงานรู้สึกพึงพอใจแล้ว จะตามมาด้วยการทำงานที่มีประสิทธิภาพและความภักดีต่อองค์กรนั่นเอง 

แต่ถามว่ามีปัญหาไหม ก็มีบ้างในสัปดาห์แรกๆ ที่พนักงานใหม่มักจะเกิดปัญหาในการพูดคุยสื่อสาร แต่หลังจากนั้นพนักงานส่วนใหญ่จะมีการพัฒนาด้านความสัมพันธ์ในองค์กรมากขึ้น พวกเขาให้ความสำคัญกับการพูดคุยกัน สนใจในกันและกันมากขึ้น จนกระทั่งพวกเขาเริ่มสื่อสารกันอย่างชัดเจนขึ้นได้จริงๆ จนหมดปัญหาที่ได้ยินบ่อยๆ อย่าง “ผมคิดว่าเขาบอกว่า..” “เขาคิดเอาเองว่าฉันกำลังทำงานนี้” 

ถือเป็นผลลัพธ์ที่น่าพอใจสำหรับองค์กรนี้ จากตอนแรกที่เราคิดว่า การงดประชุมกลาง จะช่วยให้พนักงานลดความเครียดและลดการเสียเวลาจากการประชุมมากเกินไปลง แต่กลับช่วยในด้านการสื่อสารที่ชัดเจนยิ่งขึ้นไปด้วย ถือว่าเป็นอีกหนึ่งนโยบายสำหรับการทำงานที่บ้านที่น่าสนใจ แต่ยังไงก็ตาม การเลือกนโยบายไหนไปใช้ ก็ต้องอ้างอิงอยู่กับความเหมาะสมขององค์กรเป็นหลักด้วยเช่นกัน

อ้างอิงข้อมูลจาก

Hrmorning

Voodle

Blog.otter.ai

Illustration by Krittaporn Tochan

ที่มา :

thematter.co