เคยเป็นกันมั้ยครับ จัดระเบียบชีวิตตัวเองในโลกจริงได้ดี แต่ในมือถือ,แล็บท็อป ข้อมูลยุ่งเหยิงปนกันมั่วไปหมด มีเหตุการณ์มือถือแจ้งเตือนพื้นที่เก็บข้อมูลใกล้เต็มอยู่ตลอดเวลา, หาไฟล์ไม่เจอเพราะตอนเซฟดันพิมพ์ชื่อมั่วซั่ว หรือหน้าเดสก์ท็อปเต็มไปด้วย New Folder, New Folder (2)(3)(4)(5) จริงๆ แล้วความยุ่งเหยิงในชีวิตดิจิทัลของเราอาจกำลังกัดกร่อนความสุข และคุณภาพชีวิตโดยที่เราไม่รู้ตัว

ชีวิตดิจิทัลที่ไร้ระเบียบนั้นส่งผลร้ายพอๆ กับการอยู่ในห้องรก มีทุกอย่างวางกองอยู่ทุกมุม จะใช้อะไรก็หาไม่เจอ ยิ่งรกยิ่งไม่อยากเริ่มจัดอะไรทั้งนั้น แต่ถึงอย่างไร ในชีวิตจริงเราก็ยังพอมีสายตาคนอื่นคอยจับจ้องแกมเป็นการบังคับเราให้เราคอยเก็บนู่นเก็บนี่บ้าง รักษาภาพลักษณ์ไม่ให้ดูเป็นคนรกไร้ระเบียบจนเกินไป อย่างน้อยโต๊ะทำงานที่คนเดินผ่านกันทุกวันก็ต้องจัดมันสักหน่อยแหละ

ผิดกันกับในโลกดิจิทัล ไม่มีใครมาเห็นอินบอกซ์ที่มีเมลค้างอยู่เป็นร้อยเป็นพัน แชทไลน์แจ้งเตือน 9999+ ข้อความ เกินครึ่งเป็นไลน์จากห้างร้านต่างๆ ที่แอดเฟรนด์เพราะจะเอาโปรโมชัน และแทบไม่เคยเปิดเข้าไปดู ยังไม่รวมถึงรูปภาพในอัลบั้ม ภาพจากการแคปจอหลายพันรูป ภาพถ่ายจากสไลด์พาวเวอร์พอยต์ตั้งแต่สมัยประชุมงานหลายเดือนก่อน ไม่ต้องตกใจ ทำไมเรารู้ สถานการณ์เหล่านี้ล้วนเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวันของมนุษย์ยุคดิจิทัล

ในอีกแง่หนึ่งคือ ยิ่งเราโตเท่าไรชีวิตยิ่งเต็มไปด้วยสิ่งที่อยากจะเก็บอยากจะบันทึก ทั้งไฟล์เอกสารสำคัญ รูปภาพ วิดีโอที่ลบไม่ลง นั่นจึงทำให้ธุรกิจขายพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสร้างรายได้ต่อปีอย่างมหาศาล และยิ่งโลกพัฒนามากเท่าไร เทคโนโลยียิ่งมีราคาถูกลง

*ย้อนไปปี 1960 หากคุณต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูล 1GB คุณต้องจ่าย 2 ล้านเหรียญฯ (ส่วนตัวอึ้งกับมูลลค่านี้มาก) มาช่วงปี 80s พื้นที่ 1GB ซื้อได้ด้วยเงิน 2 แสนเหรียญฯ และขยับมาช่วงปี 2000s พื้นที่ 1 GB ขายกันอยู่ที่ 7.70 เหรียญฯ หรือราว 200 กว่าบาท แต่ตอนนี้พื้นที่ 1 GB ขายกันอยู่ราว 2 เซนต์ หรือประมาณ 60 สตางค์

อันที่จริงแล้วสิ่งที่สำคัญไม่ใช่การซื้อ Storage ได้ถูกลงเรื่อยๆ เพราะหัวใจหลักในการจัดระเบียบชีวิตดิจิทัลคือเรื่องของ ‘วิธีการจัดเก็บ’ ข้อมูลเยอะขนาดนั้นคุณมีวิธีจัดเก็บมันอย่างไรให้ไม่ปนกันมั่ว เรามี 3 คำแนะนำง่ายๆ ที่ลองแล้วได้ผล มาแชร์ให้คุณลองนำไปปรับใช้

เริ่มจาก ‘การสร้างหมวดหมู่ให้ข้อมูล’ นี่คือจุดเริ่มต้นง่ายๆ คุณต้องมีหมวดหมู่ใหญ่ก่อน หมวดหมู่กว้างๆ ที่สามารถเลือกได้ไวๆ ว่าจะโยนข้อมูลลงไปในกล่องไหน เช่น Work, Hobby ,Family&Friends, Receipt

จากนั้นใส่หมวดหมู่ย่อยลงไป พยายามย่อยให้ครอบคลุมข้อมูลสำคัญที่เรามี เช่น หมวด Family ในนั้นอาจจะมีหมวดหมู่ย่อยเป็น Video, Photo, Doc และอาจแบ่งย่อยไปอีกเป็นช่วงเดือนหรือปีที่บันทึก ชื่อสถานที่ ชื่อบุคคล

‘การตั้งชื่อ’ คุณควรมีแบบแผนในการตั้งชื่อ เพื่อจะได้ค้นหาได้ง่าย โดยเฉพาะข้อมูลที่เป็นเอกสาร หรือไฟล์ที่ไม่ได้แสดงผลเป็นภาพ สุ่มเสี่ยงต่อการหาไม่เจอและเผลอลบมาก หากคุณตั้งชื่อมั่วๆ ไปก่อนและคิดจะมาเปลี่ยนทีหลัง หลังจากทำ 2 อย่างข้างบนได้คล่องแล้วคุณจะเริ่มมองเห็นว่าอะไรที่สามารถลบทิ้งได้ เผลอๆ ข้อมูลรกๆ ที่ลบทิ้งไปอาจได้พื้นที่ว่างกลับมาเกินครึ่ง

สุดท้ายคือ ‘ความสม่ำเสมอ’ ข้อนี้สำคัญที่สุด จะเนี้ยบอยู่สองสามวันไม่ได้นะครับ ยิ่งถ้าลงทุนซื้อ Storage มาแล้ว ยิ่งควรโฟกัสการจัดระเบียบข้อมูลให้เป็นนิสัย จะให้ดีควรกำหนดวันเวลาในการจัดระเบียบไฟล์ เช็กเมล และ Notification ในทุกช่องทางการสื่อสารที่จำเป็น

อาจจะสละเวลาสัก 10 นาที ทุกวันก่อนเปิดงานเคลียร์ชีวิตดิจิทัลของตัวเองให้เป็นระบบระเบียบ ลองทำดูสักหนึ่งสัปดาห์ แล้วจะค้นพบการเปลี่ยนแปลงแน่นอน ส่วนใครมีเทคนิคส่วนตัว หรือเครื่องมือ ในการจัดระบบระเบียบชีวิตดิจิทัล มาแลกเปลี่ยนกันในคอมเมนต์ได้นะครับ

อ้างอิง: 

• http://bit.ly/2uOFVml

ที่มา : https://www.brandthink.me/content/digital-storage-manage