โมดูลหลัก (Core Modules) ของ SAP Business One (SAP B1) ที่คนทำงานควรรู้

SAP B1 มี Module หลักๆอะไรบ้าง มาดูกัน!

         SAP Business One (SAP B1) เป็น ERP Digitalized Platform ที่ช่วยบริหารจัดการ และควบคุมทุกกระบวนการทำงานในธุรกิจ ด้วยการประสานข้อมูลในส่วนต่าง ๆ ให้เป็นหนึ่งเดียว ตั้งแต่ด้านบัญชีการเงิน (Accounting & Financials) ด้านจัดซื้อ (Purchasing) สินค้าคงคลัง (Inventory) ด้านการขายและการบริการ (Sales & Service)    ด้านการบริหารจัดการโครงการ (Project & Resource Management) และด้านการผลิต (Production & MRP)       ไปจนถึงด้านทรัพยากรบุคคล (Management & Administration) เป็นต้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และขีดความสามารถในการทำงาน และรองรับการเติบโตของธุรกิจ นอกจากนี้ SAP Business One (SAP B1) ยังรองรับการทำงานและการใช้งานระบบ ERP ผ่าน Mobile Application การวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ จาก Analytics/Dashboards รองรับเงินตราต่างประเทศและรูปแบบภาษีในแต่ละภูมิภาค  

7 ฟังก์ชั่นการทำงานใน SAP Business One (SAP B1)

      1. การเงินและการบัญชี (Financial & Accounting) ใน SAP Business One (SAP B1) สามารถสร้าง และแก้ไขผังบัญชีการเงิน (Chart of accounts) การสร้างฐานข้อมูลคู่ค้า-เจ้าหนี้/ลูกหนี้ (Business Partner) การบันทึกรายการบัญชี (Journal Entry) การจัดการสินทรัพย์ (Fix Asset) การกระทบยอดบัญชี (Account Reconciliation) รวมถึงการดูรายงานต่าง ๆ  เช่น รายงานสมุดบัญชีแยกประเภท (General Ledger) รายงานอายุหนี้ (Aging) 

        2. การจัดซื้อ (Purchasing & Operation) สามารถบันทึกเอกสารใบขอซื้อ (Purchase Request) การบันทึกเอกสารรับสินค้าและคืนสินค้า (Goods receipt POs & Goods returns) นอกจากนี้ SAP Business One (SAP B1) ยังสามารถบันทึกต้นทุนแฝงที่บริษัทซื้อเข้ามา (Landed Costs) เป็นต้น

      3. สินค้าคงคลัง (Inventory & Distribution) สามารถกำหนด จัดการรายการและราคาสินค้า (Item list & Price list) การบันทึกรับ-ส่งสินค้า (Goods receipts & Goods issue) การบันทึกรายการสินค้าคงคลังและการโอนย้าย (Inventory transactions & Transfer) นอกจากนี้ SAP Business One (SAP B1) สามารถบริหารจัดการ warehouse ในองค์กร (Bin Location) และสามารถจัดการสินค้าด้วย Serial Number & Batch Number

      4. การขายและการบริการ (Sales & Service) SAP Business One (SAP B1) สามารถบันทึกเอกสารสัญญา (Blanket agreements) การบันทึกใบเสนอราคา และเอกสารสั่งซื้อจากลูกค้า (Sales Quotation & Sales Order) การบันทึกใบส่งสินค้าและคืนสินค้า (Deliveries & Return) การจัดการด้านงานบริการ (Service Mgmt.), Service Planning, Service Call รวมถึงการบันทึกข้อมูล และการออกใบรับประกัน (Equipment Cards) และงานลูกค้าสัมพันธ์ต่าง ๆ (CRM) 

    5. การจัดการโครงการ (Project Management & Resource Management) การจัดการ และการติดตามผลของโครงการ รายงานระยะเวลาดำเนินโครงการ การจัดการโครงการภายใน และข้อมูลพนักงาน รวมถึงการจัดการทรัพยากร การวางแผนควบคุม จัดหาทรัพยากร และ SAP Business One (SAP B1) รองรับการติดตามโครงการด้วย Gantt Chart

      6. การผลิตและการวางแผนการผลิต (Productions & MRP) การกำหนดสูตรการคำนวณ (Bills of Material: BOM) การบันทึกเอกสารสั่งผลิต (Production Order) รวมถึงการทำ MRP (Material Resource Planning) ใน SAP Business One (SAP B1) เพื่อบริหารจัดการทรัพยากรให้เพียงพอต่อการผลิต การขาย และการสั่งซื้อ 

      7. การจัดการและทรัพยากรบุคคล (Management & Administration) การจัดการผู้ใช้งาน การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน การจัดการระบบ ERP และสามารถกำหนดให้มีการอนุมัติในทุกๆหน้าจอของ SAP Business One (SAP B1)  

นอกจากเราต้องเข้าใจทั้ง 7 ฟังก์ชันหลักในการทำงานแล้ว เราลองมาสรุปทั้ง 10 โมดูลแบบง่ายๆ ได้ดังนี้

1. โมดูล Administration (การจัดการระบบ)

หน้าที่: ตั้งค่าพื้นฐานทั้งหมดของระบบ SAP B1
ผู้ใช้งานหลัก: IT/Consultant/ผู้ดูแลระบบ

หัวข้อสำคัญ:

• การกำหนดผู้ใช้งาน, สิทธิการเข้าถึง (Authorization)

• การตั้งค่าทั่วไปของระบบ (General Settings)

• การกำหนดค่าเลขที่เอกสาร (Document Numbering)

• การจัดการสิทธิ์ Workflow, Alerts, Approval Process

• การสำรองข้อมูล และอัพเกรดระบบ

จำเป็นสำหรับ: ความปลอดภัยและความเสถียรของระบบ

2. โมดูล Financials (การเงิน)

หน้าที่: บันทึกบัญชี, งบการเงิน, วิเคราะห์ทางการเงิน
ผู้ใช้งานหลัก: แผนกบัญชี

หัวข้อสำคัญ:

• ผังบัญชี (Chart of Accounts)

• สมุดรายวัน (Journal Entry)

• รายงานงบการเงิน (งบดุล, กำไรขาดทุน)

• การตั้งงบประมาณ (Budget)

• การปิดงบ (Period-End Closing)

• ปรับปรุงบัญชีอัตโนมัติจากเอกสารซื้อขาย

จำเป็นสำหรับ: การตรวจสอบการเงินและภาษี

3. โมดูล Purchasing (การจัดซื้อ)

หน้าที่: จัดซื้อวัตถุดิบ/สินค้า, ควบคุมต้นทุน
ผู้ใช้งานหลัก: แผนกจัดซื้อ

หัวข้อสำคัญ:

• การร้องขอซื้อ (Purchase Request)

• ใบเสนอซื้อ (Purchase Quotation)

• ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

• รับสินค้า (Goods Receipt PO)

• ใบกำกับภาษีซื้อ (AP Invoice)

• การคืนสินค้า (Purchase Return)

จำเป็นสำหรับ: การควบคุมซัพพลายเออร์ และวัตถุดิบเข้า

4. โมดูล Sales (การขาย)

หน้าที่: ขายสินค้า, ติดตามรายได้
ผู้ใช้งานหลัก: ฝ่ายขาย

หัวข้อสำคัญ:

• ใบเสนอราคา (Sales Quotation)

• ใบสั่งขาย (Sales Order)

• จัดส่งสินค้า (Delivery)

• ใบกำกับภาษีขาย (AR Invoice)

• การรับคืนสินค้า (Sales Return)

• รายงานยอดขาย, ยอดค้างส่ง, ค้างชำระ

จำเป็นสำหรับ: ติดตามรายได้ และความพึงพอใจลูกค้า

5. โมดูล Business Partners (คู่ค้า)

หน้าที่: จัดการข้อมูลลูกค้า-ซัพพลายเออร์
ผู้ใช้งานหลัก: ทุกฝ่าย (โดยเฉพาะฝ่ายขาย/บัญชี)

หัวข้อสำคัญ:

• สร้างข้อมูลลูกค้า/ผู้ขาย

• ประวัติซื้อขาย

• เครดิตเทอม, วงเงินเครดิต

• ยอดค้างชำระ, ยอดคงเหลือ

จำเป็นสำหรับ: การควบคุมความเสี่ยงทางการเงิน

6. โมดูล Inventory (คลังสินค้า)

หน้าที่: จัดการสินค้า คลัง รายการเคลื่อนไหว
ผู้ใช้งานหลัก: คลังสินค้า/จัดซื้อ/ผลิต

หัวข้อสำคัญ:

• ข้อมูลสินค้า (Item Master Data)

• การเคลื่อนไหวสินค้า (Goods Issue / Goods Receipt)

• การโอนย้ายสินค้า (Transfer)

• Stock Counting (ตรวจนับสต๊อก)

• Batch/Serial Number Management

• รายงานคงคลัง

จำเป็นสำหรับ: ควบคุม Stock และลดของสูญหาย

7. โมดูล Production (การผลิต)

(ใช้ในองค์กรที่มีการผลิตสินค้าเอง)

หน้าที่: วางแผนการผลิต, ควบคุมวัตถุดิบ
ผู้ใช้งานหลัก: แผนกวางแผน/ผลิต

หัวข้อสำคัญ:

• BOM (Bill of Materials) – โครงสร้างวัตถุดิบ

• Production Order – ใบสั่งผลิต

• Issue/Receipt for Production – เบิกและรับสินค้าผลิต

• Disassembly – การถอดกลับเป็นวัตถุดิบ

• รายงานต้นทุนการผลิต

จำเป็นสำหรับ: ควบคุมกระบวนการผลิตให้มีประสิทธิภาพ

 8. โมดูล MRP (Material Requirements Planning)

(เหมาะสำหรับบริษัทที่ต้องวางแผนการสั่งซื้อ/ผลิตล่วงหน้า)

หน้าที่: คำนวณวัตถุดิบที่ต้องใช้ในอนาคต
ผู้ใช้งานหลัก: ผู้วางแผนผลิต/จัดซื้อ

หัวข้อสำคัญ:

• Forecast – การพยากรณ์ความต้องการ

• การรัน MRP – วางแผนสั่งซื้อ/ผลิต

• Recommendations – คำแนะนำการจัดซื้อ

• สร้าง PO หรือ Production Order อัตโนมัติ

จำเป็นสำหรับ: วางแผนการผลิตอย่างแม่นยำ

 9. โมดูล Banking (การเงินธนาคาร)

หน้าที่: รับ/จ่ายเงิน, บันทึกเช็ค, กระทบยอดบัญชี
ผู้ใช้งานหลัก: การเงิน/บัญชี

หัวข้อสำคัญ:

• Incoming / Outgoing Payment

• การรับเช็ค / จ่ายเช็ค

• การกระทบยอดบัญชีธนาคาร (Bank Reconciliation)

• รายงานสถานะเงินสด/เช็ค

จำเป็นสำหรับ: การจัดการสภาพคล่องเงินสด

 10. โมดูล Reports & Analytics

หน้าที่: ดูรายงานวิเคราะห์ทุกมุม
ผู้ใช้งานหลัก: ผู้บริหาร, ทุกฝ่าย

หัวข้อสำคัญ:

• รายงานยอดขาย, กำไร, คลัง, บัญชี

• KPI Dashboard, Cockpit, Crystal Reports

• Query Manager (SQL)

• Tools เช่น Drag & Relate, Relationship Map

จำเป็นสำหรับ: ตัดสินใจบนข้อมูลที่แม่นยำ

เป็นไงกันบ้างครับ พอเข้าใจกันบ้างมั้ยครับ