สรุปเนื้อหา Module Purchasing (การจัดซื้อ) ใน SAP B1

สรุปเนื้อหา Module Purchasing SAP B1

Overview Module Purchasing (การจัดซื้อ)

โมดูล Purchasing ใน SAP B1 ครอบคลุมการจัดการกระบวนการจัดซื้อวัสดุและบริการ ตั้งแต่การร้องขอซื้อ (PR) การสั่งซื้อ (PO) การรับสินค้า (GRPO) ไปจนถึงการบันทึกใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย (AP Invoice) เพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กร

เอกสารหลักในโมดูล Purchasing

1. ภาพรวม Module Purchasing

• ใช้ในการบริหารจัดการ การจัดซื้อ สินค้าหรือบริการจากผู้จำหน่าย (Vendors).
• ครอบคลุมตั้งแต่ การวางแผนความต้องการ, การสั่งซื้อ, การรับสินค้า/บริการ, การออกใบเรียกเก็บเงิน และ การจ่ายเงิน.
• เชื่อมโยงกับโมดูลอื่น เช่น Inventory, Financials และ MRP.

2. โฟลว์งาน (Purchasing Process Flow)

Purchase Request (PR)

   ใช้สำหรับแจ้งความต้องการซื้อ (Optional; ใน SAP B1 อาจใช้ฟีเจอร์ Request for Quotation แทน).

Purchase Quotation (PQ)

   ขอใบเสนอราคาจากผู้จำหน่ายหลายราย

   เปรียบเทียบราคา/เงื่อนไข (Quotation Comparison).

Purchase Order (PO)

   เอกสารคำสั่งซื้อที่เป็นทางการ.

   บันทึกข้อมูลผู้จำหน่าย, รายการสินค้า, ราคา, วันที่ส่งมอบ.

Goods Receipt PO (GRPO)

   ใช้บันทึกรับสินค้าจริงจากผู้จำหน่าย.

   ปรับปรุงปริมาณสินค้าในสต๊อก.

A/P Invoice

   เอกสารบันทึกใบแจ้งหนี้จากผู้จำหน่าย.

   สร้างบัญชีเจ้าหนี้ (A/P Control Account).

Outgoing Payment

   การจ่ายเงินให้กับผู้จำหน่าย.

   มีหลายรูปแบบ (เงินสด, โอน, เช็ค).

3. เอกสารหลักใน Module Purchasing

Purchase Quotation (ใบขอราคา)

   เก็บข้อมูลราคาและเงื่อนไขการซื้อจากผู้จำหน่าย.

   สามารถเปรียบเทียบใบเสนอราคาจากหลายผู้จำหน่าย.

Purchase Order (ใบสั่งซื้อ)

   ระบุข้อมูลผู้จำหน่าย, สินค้า, ปริมาณ, ราคา, กำหนดวันส่งมอบ.

   อ้างอิง Quotation ได้.

   สามารถปรับเปลี่ยนสถานะ (Open, Closed, Canceled).

Goods Receipt PO (ใบรับสินค้า)

   ยืนยันการรับสินค้า/บริการ.

   ปรับ Stock (ถ้าเป็นสินค้าคงคลัง).

   มีผลต่อบัญชีสต๊อกและมูลค่าสินค้า.

A/P Invoice (ใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้)

   สร้างเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้จริงจากผู้จำหน่าย.

   มีผลต่อบัญชีเจ้าหนี้ (AP).

   อ้างอิงจาก GRPO (ถ้ามี).

Outgoing Payment (การจ่ายเงิน)

   ใช้ปิดหนี้เจ้าหนี้.

   มีผลต่อกระแสเงินสดและบัญชีธนาคาร.

4. การควบคุมและรายงาน (Reporting & Control)

รายงานมาตรฐานที่สำคัญ

   Purchase Analysis Report (วิเคราะห์การจัดซื้อ).

   Open Items List (ติดตามเอกสารเปิด).

   A/P Aging Report (อายุเจ้าหนี้).

   Goods Receipt PO vs. Purchase Order (ความต่างการสั่งซื้อและรับของ).

ฟีเจอร์ควบคุม

   การอนุมัติเอกสาร (Document Approval).

   ตั้งค่า Credit Limit สำหรับผู้จำหน่าย.

   Price Lists / Vendor Catalogs.

5. การตั้งค่าที่เกี่ยวข้อง (Setup)

Vendor Master Data

   ข้อมูลผู้จำหน่าย (ชื่อ, ที่อยู่, เงื่อนไขการชำระเงิน, บัญชีเจ้าหนี้).

Item Master Data

   สินค้า/บริการ, หน่วยนับ, ราคาตาม Vendor Catalog.

Tax & Freight

   การตั้งค่าภาษีซื้อ (Input VAT).

   การตั้งค่า Freight/ค่าใช้จ่ายขนส่ง.

6. ความเชื่อมโยงกับโมดูลอื่น

   Inventory: รับสินค้าเข้า Stock (GRPO).

   Financials: สร้างบัญชีเจ้าหนี้ (A/P) และค่าใช้จ่าย.

   MRP: ใช้ข้อมูลสั่งซื้อประกอบการวางแผนผลิต/สต๊อก.

7. เคล็ดลับการใช้งาน

- ตั้งค่า Default Vendor / Price Lists ช่วยให้ PO สร้างได้เร็ว.
- ใช้ฟังก์ชัน Copy To / Copy From ประหยัดเวลา (PO → GRPO → A/P Invoice).
- ใช้ฟังก์ชัน Approval Process สำหรับควบคุม PO ขนาดใหญ่.
- ตรวจสอบ Stock ก่อนสั่งซื้อเพื่อป้องกัน Over-Stock.