กฎของพาร์กินสัน (Parkinson’s Law)
|
กฎของพาร์กินสัน (Parkinson’s Law)
 ทันทีที่ผมได้ยินคำว่ากฎของพาร์กินสัน ความคิดแรกที่ผุดขึ้นมา คือ โรคพาร์กินสัน ซึ่งเป็นโรคที่เกิดจากความผิดปกติของสมอง ส่งผลให้ร่างกายของผู้ป่วย สั่น เกร็ง เคลื่อนไหวช้า แต่ผมเข้าใจผิดไป เพราะกฎของพาร์กินสันไม่ได้เกี่ยวข้องกับโรคภัยไข้เจ็บแต่อย่างใด
กฏของพาร์กินสัน เกี่ยวข้องกับการทำงาน มีใจความสำคัญคือ “Work expands so as to fill the time available for its completion.” แปลแบบไม่ตรงตัว อย่างคนที่ตกภาษาอังกฤษ ได้ประมาณว่า “งานขยายออกเท่ากับเวลาที่กำหนดให้เสร็จ”  ตัวอย่างของกฎพาร์กินสัน (Parkinson’s Law) ที่เชื่อว่าหลายคนคงเคยประสบพบเจอกันมาบ้าง คือ – สมัยเรียนมหาวิทยาลัย เมื่ออาจารย์มอบหมายโปรเจคงานให้ทำซึ่งน่าจะทำได้เสร็จภายใน 2 สัปดาห์ แต่อาจารย์กำหนดเวลาให้ 1 เดือน นักศึกษาส่วนใหญ่มักจะไปทำเสร็จในไม่กี่วันสุดท้ายก่อนถึงกำหนดส่ง และถ้าเป็นงานเดียวกันเลยแต่อาจารย์กำหนดเวลาให้ส่งภายใน 2 เดือน ส่วนใหญ่ก็จะทำเสร็จก่อนถึงกำหนดส่งไม่นานเหมือนเดิม – สาว ๆ ที่วางแผนแต่งงานไว้ล่วงหน้า 1 ปี มักจะมาเริ่มทานอาหารคลีน ออกกำลังกาย ลดน้ำหนัก ก็ต่อเมื่อเหลือเวลาอีก 4-5 เดือน – ผู้ที่ติดเหล้าและคิดว่าจะเลิกเหล้าให้ได้ มักจะมาเลิกได้จริง ตอนที่สุขภาพไม่ดี หรือ เลิกได้แทบจะทันทีทันใดหากป่วยหนักแล้วหมอบอกว่า ถ้าคุณยังดื่มต่อไปภายในปีนี้คุณต้องตายแน่ ๆ จะเห็นได้ว่า งานถูกขยายออกไปตามเวลาที่กำหนดให้เสร็จ ที่มาของกฎพาร์กินสัน ไซริล พาร์กินสัน ( Cyril Parkinson ) นักประวัติศาสตร์ชาวอังกฤษ เริ่มสังเกตเห็นแนวโน้มในช่วงที่เขาทำงานอยู่กับหน่วยงานข้าราชการพลเรือน ว่า การปกครองระบบเจ้าขุนมูลนาย ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง เขาพบอีกว่า ถ้ามอบหมายงานง่าย ๆ ให้พนักงานทำ แต่กำหนดเวลาส่งให้สั้นลงกว่าเดิม งานนั้นก็ดูเหมือนจะง่ายขึ้น เพราะพนักงานสามารถทำเสร็จทันกำหนดอยู่ดี (หวังว่าเจ้านายของทุกท่าน คงจะไม่อ่านเจอบทความนี้ แล้วลดระยะเวลาส่งงานของคุณให้น้อยลง หากบังเอิญเป็นเช่นนั้น และคุณไม่พอใจ ขอให้โกรธ พาร์กินสัน แต่เพียงผู้เดียว) วิธีใช้ประโยชน์จากกฎของพาร์กินสัน
กำหนดเวลาในการทำงานของคุณให้ลดน้อยลง แล้วลงมือทำด้วยความตั้งใจ เช่น – ทำรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำในแต่ละวันแล้วกำหนดเวลาเสร็จสำหรับแต่ละงาน จากนั้นลองลดเวลาที่กำหนดเอาไว้สักครึ่งหนึ่ง แล้วพยายามอย่างเต็มที่ให้ทำเสร็จให้ได้ – งานประเภทที่ไม่สำคัญมากนัก ซึ่งใช้เวลาสั้น ๆ ในการปฏิบัติงาน (ทำเสร็จใน 10-30 นาที) คุณจำเป็นจะต้องกำหนดเวลาให้ชัดเจน เพราะบ่อยครั้งที่คุณมักจะใช้เวลามากเกินไปกับงานเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็น การเช็คอีเมล์ อ่านข่าว เข้าเฟสบุ๊ค โทรศัพท์ติดต่องาน หรือ นั่งอ่านและเขียน storylog เป็นต้น ถ้าปกติคุณเช็คอีเมล์ในตอนเช้า 20 นาที หรือไม่เคยกำหนดเวลาที่ตายตัว ลองเปลี่ยนมาตั้งเวลาให้เหลือ 10 นาที กฎของพาร์กินสันสามารถนำไปใช้กับเรื่องต่าง ๆ ในชีวิตประจำวันได้อีกหลายอย่าง เพียงแค่กำหนดเส้นตายให้กับสิ่งที่ทำ และตั้งใจมุ่งมั่นที่จะทำให้เสร็จตามกำหนดให้ได้ หนึ่งในบุคคลที่ใช้ชีวิตแต่ละวันด้วยการกำหนดเส้นตายให้กับตัวเอง คือ สตีฟ จ๊อบส์ สตีฟ จ๊อบส์ ให้สัมภาษณ์อยู่บ่อยครั้ง เขามักคิดเสมอว่าวันพรุ่งนี้คือวันสุดท้ายของชีวิต ดังนั้นหากมีสิ่งใดที่สำคัญเขาจะรีบทำทันที และสิ่งใดที่ไม่กล้าทำ เขาจะนึกว่าในเมื่อพรุ่งนี้จะต้องตายแล้ว จะกลัวไปทำไม ความอาย ความล้มเหลว ความผิดหวัง ไม่มีผลอะไรเลยหากต้องตาย วิธีปรับใช้กฎนี้ของชาวมนุษย์เงินเดือน
กฎนี้บอกว่าหากเรากำหนดเวลาของงานให้เสร็จในเวลาใดเวลาหนึ่ง เราก็จะทำมันเสร็จ แต่หากเราปล่อยไปเรื่อยๆ มันก้จะไม่มีวันเสร็จ แล้วสำหรับมนุษย์ออฟฟิส เราสามารถนำมาปรับใช้อะไรได้บ้าง? จากประสบการณืส่วนตัว ขอแนะนำเป็น 3 ข้อหลักๆ ดังนี้ 1. Block schedule หรือการจัดงานให้อยู่ในกล่องเวลาของแต่ละช่วง แต่ละวัน พักขอแนะนำวิธีนี้เนื่องจากใช้ด้วยตัวเองมาสักพักแล้ว และรู้สึกว่าเราทำงานได้มีประสิทธิภาพดีมาก ตัวช่วยที่ดีที่สุดคือ Google Calendar วิธีก็คือเราประเมินงานที่เราจะทำในแต่ละวันและกำหนดช่วงเวลาไว้สำหรับงานนั้นๆ อย่างเช่น ตอบอีเมล 9.00 - 10.00 น. งานเอกสาร 10.00 - 11.00 น. เป็นต้น  การทำแบบนี้จะทำให้เราติดตามได้เสมอว่าเราใช้เวลาในการทำงานกับอะไรบ้างในแต่ละวัน เราใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพแค่ไหน และจะทำให้เรารู้ว่าจริงๆแล้ววันหนึ่งมีเวลาเหลือให้ทำอะไรได้เยอะมากเลยทีเดียว 2. สรรหาอะไรใหม่ๆที่อยากทำอยู่เสมอ การที่เราทำ Block Schedule จะทำให้เราเห็นว่าจริงๆแล้ววันวันหนึ่งมีเวลาเหลือเยอะมาก แล้วเราจะเอาเวลาเหล่านั้นมาทำอะไรดี? พักคิดว่าเราควรหาแรงบันดาลใจ หางานอดิเรก หรือหาช่องทางเพื่อหารายได้เสริมอยู่ตลอดเวลา เพื่อเพิ่มกำลังในการใช้ชีวิต แน่นอนว่ากำลังใจเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งที่เราอยากทำอาจจะเป็น การเรียนภาษาใหม่ การหารายได้เสริมเพื่อเก็บเงินไปเที่ยวที่ๆอยากไป การขายของออนไลน์ การเล่นดนตรี การวางแผนเที่ยว สร้างงานศิลปะ เล่นดนตรี เย็บปักถักร้อย หัดทำอาหาร อ่านหนังสือดีๆสักเล่ม จัดห้องนอนใหม่ จัดโต๊ะทำงาน ซื้อปลามาเลี้ยง หรือแม้แต่การแวะไปพบปะเพื่อนๆที่ไม่ได้เจอกันนาน สิ่งที่เราอยากทำจะเป็นแรงบันดาลใจและเป็นแรงผลักดันให้เราทำทุกอย่างได้เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อให้เราได้ใช้เวลาที่เหลือมาทำในสิ่งที่ชอบนั่นเอง 3. หาทางลัด ความอดทนเป็นสิ่งที่ดี แต่เทคโนโลยีในปัจจุบันได้มอบพลังในการทำงานอย่างรวดเร็วให้เราอย่างไม่น่าเชื่อ ตัวอย่างที่ใกล้ตัวที่สุด คือ โปรแกรมต่างๆจาก Microsoft ไม่ว่าจะเป็น MS Excel, MS Words, MS PPT ทราบหรือไม่ว่าโปรแกรมเหล่านี้มีทางลัดมากมายที่จะประหยัดเวลาการทำงานของเราอย่างไม่น่าเชื่อ การเสิร์ชหาข้อมูลอยู่เสมอและความขยันในการเรียนรู้เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดที่จะทำให้เราประหยัดเวลาจากงานเดิมๆที่น่าเบื่อได้ ทุกท่านอาจติดตามเพจ ‘กี้ขยัน’ ไว้ เพื่ออ่านบทความใหม่ๆเกี่ยวกับเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยในโปรแกรมเหล่านี้โดยเฉพาะ Microsoft Excel ที่จะช่วยประหยัดเวลาการทำงานของคุณได้อย่างมากโข ลองนำไปใช้ดูนะครับ |
